Etiqueta de reunión en línea

- Jul 03, 2017-

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Tengo al menos una reunión en línea por día. Es una forma ideal de tener una reunión de primera o calificación antes de comprar un billete de avión. Las reuniones en línea son un elemento clave de la gestión eficaz del tiempo. Seis es el más que he tenido en un día y nunca he tenido 6 reuniones in situ en un día, excepto para una feria comercial. Pero hacer sus reuniones en línea tan productivas y profesionales como sus reuniones in situ depende no sólo de su preparación, sino también de su etiqueta. Esta publicación se ocupará de sus reuniones en línea, donde usted es el presentador.


ESTAR PREPARADO - Además de tener toda la información que necesita sobre el cliente, tenga todos los sitios web abiertos a la página correcta, cualquier garantía que desee mostrar, hojas de cálculo, powerpoints, etc. abiertos, mostrados en el formato que desee Y en cola. NO SE OLVIDE:


Cierre el software de correo electrónico o desactive las alertas de mensajes nuevos. ¿Qué pasa si un colega le envió un correo electrónico "¿Se ha reunido con esos idiotas todavía?" A los idiotas no les gustaría.

Cierre la barra de marcadores. Nadie necesita ver qué sitios web visita. Si se siente cómodo al utilizar el navegador en modo de pantalla completa, configúrelo.

Ponga su teléfono en DND o silencie el timbre, y no se olvide de su teléfono celular, iPad y cualquier otra cosa que hace ruido. (Evitar la comida picante para el almuerzo es bueno, también.)

BE EARLY - Inicie su reunión al menos 5 minutos antes de la hora de inicio y tenga una pantalla de bienvenida de algún tipo (podría ser la diapositiva de título de su powerpoint) o la página de inicio de su sitio web. Personalizada, si es posible, es mejor que no. Lo que no desea es que los asistentes se inicien y vean una pantalla que dice "Esperando que el anfitrión se esté reuniendo". Otro beneficio de esto es conversar con las llegadas tempranas. Además de construir la relación y establecer un tono amistoso a su reunión, usted puede aprender algo útil sobre el grupo.

BE INTERACTIVE - Esto puede sonar como un "DUH" grande, pero lo único peor que sentarse en una sala de conferencias aburrida escuchando a alguien haciendo una suplantación de Ben Stein, es tener que sentarse y mirar su monitor y escuchar en su teléfono o auricular. Involucre al grupo haciendo preguntas, o utilizando la función de encuesta en su software si tiene sondeo. Cuando uno de los asistentes habla, tome una cuenta de 2-beat cuando se terminan para asegurarse de que están hechos. Usted no quiere tener un duelo "No, adelante".

BE TECH SAVVY - Es posible que algunos asistentes no tengan mucha experiencia con reuniones en línea, así que asegúrese de estar familiarizado con la solución de problemas cuando alguien dice que no puede oír o ver algo. Ser capaz de llegar rápidamente a la reunión. No sólo va a ahorrar tiempo, sino que construir la confianza como un experto. OTROS CONSEJOS TECNICOS:

Utilice un audífono, ya sea USB u otro plug in Dialing en la conferencia le deja susceptible a cualquier tipo de interferencia, mala conexión o llamada caída. Teléfono celular sólo en una emergencia DIRE! Es fundamental que suene tan claro y fuerte como si estuviera en el lugar. Simplemente no puede obtener ese tipo de claridad en una línea celular o de telecomunicaciones.

No tome notas con el teclado. Los participantes le escucharán escribiendo y se preguntarán con quién se está comunicando. Vaya LEGACY con un cojín o un cuaderno y OMG una pluma.

BE TIME-SENSITIVE / WRAP IT UP - Todo el mundo (esperemos que incluyéndolo) tiene otras cosas que hacer, así que mantenga a su tiempo asignado. Mire el reloj en la bandeja del sistema o en la pared y comience a llegar a la línea de perforación por lo menos 10 minutos antes del final programado de la reunión. Eso le dará tiempo para Q + A o comentarios. Y si terminas temprano, tendrás gente agradecida en el otro extremo. Si puede ver todos los nombres en el panel de control de la reunión, intente ir "alrededor de la bocina" por su nombre para ver si alguien tiene alguna pregunta y gracias por asistir.


¿USAS UNA CÁMARA? Si es así, tome un selfie para ver cómo se ve su fondo. ¿Se ve profesional? Si no, las cosas de la etapa de modo que su fondo refleja positivamente en usted cuando usted está en cámara fotográfica. (Tengo diplomas, placas y premios en la pared detrás de mi silla.) Compruebe que usted está centrado en el marco, ya una distancia apropiada de la cámara, por lo que no se corta la cabeza. Asegúrese, también, que usted está vestido apropiadamente (igual que si estuviera en el sitio) de la cintura para arriba. Sólo usted sabe que tiene pantalones cortos y chancletas fuera de marco.

Algunos de estos pueden parecer trivial, pero son las pequeñas cosas que se parecen grandes en este medio. Las reuniones en línea son una herramienta fabulosa y versátil. Pero usted necesita dominarlo para maximizar sus resultados.

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