Cómo evitar las pesadillas de la videoconferencia

- Aug 23, 2017-

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Video conferencia es una manera efectiva y de bajo costo para mantenerse en contacto con empleados y clientes, pero hay algunas trampas a evitar.

No importa lo que eres en la industria, probablemente ha experimentado por lo menos algunas video llamadas de conferencia. Mientras que estas llamadas requieren un poco más equipo de audioconferencia, llenan una necesidad de tiempo cara a cara que absolutamente no pueden cumplirse sin reuniones en persona. De hecho, la popularidad de la videoconferencia se ha disparado en los últimos años y que es para un número de razones.

En primer lugar, video conferencias ahorra tiempo y dinero. Según un estudio realizado por el IGP, empresas que regularmente uso videoconferencia encontrar un 30% la inmersión en el costo de los viajes en general, que incluye hotel, boletos de avión, combustible, taxi, alquiler de coches y estipendios de alimentos. Además, videoconferencia puede conducir a mayor eficiencia y productividad.  Otro beneficio de la videoconferencia es que trae un sentido de unidad entre los empleados dispersos que teletrabajan o trabajan en diferentes ciudades. A veces, basta una reunión cara a cara.

 

Pero videoconferencia viene con sus desafíos también. ¿Han participado alguna vez en una llamada que estaba tan mal organizada, o tenido tantos flubs de tecnología, que se sentía como una pérdida de tiempo? Mayoría de las personas probablemente tiene. Por eso es importante hacer todo lo posible para evitar las pesadillas de videoconferencia siguiente, tanto si eres el anfitrión o participante.

 

Ruido de fondo. Un gran beneficio de la videoconferencia es que permite trabajar desde cualquier lugar, incluso su casa. Pero recuerde, su objetivo sigue siendo ser tan profesional como sea posible. Esto significa que debe eliminar cualquier ruido extraño, como ladridos de perro y llanto de niño. Cerca de ti mismo en una habitación tranquilla sin distracciones. Si sabes que tendrás una llamada importante, enviar a los hijos a la de la abuela y cerrar los perros en otra habitación.

Distracciones anuladas. No ser 'esa persona' que se olvida para silenciar a sí mismo o sí misma al hablar a los demás en la sala, de responder a otra llamada de teléfono o, gulp, pedir una taza de café. Si usted necesita dar un paso lejos de la llamada, silenciar a ti mismo no importa la razón.

Conversaciones de silencio. Por otro lado, no te olvides de activar a sí mismo cuando es tu turno para hablar. ¡Quién sabe cuántos minutos y horas incontables se han perdido en nuestras vidas gracias a silenciar accidental!

Conexión irregular. No hay nada más molesto que inició con una llamada de video. No te faltan piezas de la reunión, sólo perder tiempo y energía tratando de volver a. Asegúrese de tener una sólida conexión a internet desde donde trabaja y saber cómo reiniciar debe salir a. Además, tener una fuente de copia de seguridad de conexión si es posible; por ejemplo, si hay una aplicación para su programa de videoconferencia, instalar en su teléfono inteligente y saber utilizarlo en caso necesario.

Estática o interferencia. No es genial cuando alguien pierde cada otra palabra que decir (o viceversa). A veces la tecnología es solo una bestia y no hay manera para evitar que. Pero es una forma de disminuir la probabilidad de interferencia o estáticos para que todos los participantes silenciar sus teléfonos a menos que esté hablando.

Altavoz desconocido. Cuando hay varias personas en la línea, puede ser difícil recordar quién es quién. Aunque el programa que usas te identifica, estado su nombre y el departamento antes de decir nada importante. Esto ayudará a los que no conoces bien orientarse antes que decir una palabra.

Eco central. A veces hay un eco inexplicable en una llamada de video. Si esto ocurre, intenta reducir a una persona o pedir a todos para volver a marcar en. Si eso no resuelve el problema, esté preparado con otro puente o línea de personas a unirse.

Además de estas pesadillas de la videoconferencia, aquí están unos consejos para las mejores prácticas cuando se prepare para una llamada de video:

 

Si estás organizando una reunión, asegúrese de que es realmente necesario. Casi todos nos han colgado de una llamada y pensar, "bueno, que podría se han realizado con un correo electrónico!" Ayudar a los participantes a permanecer en la tarea con una agenda clara y detallada. Asegúrese de dejar tiempo al final para preguntas.

Estar cómodo con la tecnología de video conferencia antes de que comience la reunión. No espere hasta cinco minutos antes de una llamada comienza a tratar de firmar por primera vez. Si eres el anfitrión de la reunión, realizar una prueba previamente. Pregunte a un empleado a su sesión de práctica para que puedas obtener la caída de la concesión de la pantalla compartir acceso y silenciamiento y reactivar participantes.

Utilizar un montón de iluminación. No importa donde estés durante la reunión, la oficina, su casa, etcetera, asegúrese de que hay una iluminación adecuada para que otros puedan ver su cara. No te permitas ser retroiluminado o su cara puede aparecer oscurezca. En su lugar, asegúrese de que la luz está viniendo desde el frente de usted o del lado.

Asegúrese de que el fondo no es distracción. No es muy profesional para tener un montón de ropa o juguetes de sus niños dispersos detrás de usted. En cambio, van simple y llano. Vestirse adecuadamente. Todavía eres un profesional, así que a menos que sea una audio conferencia, preste atención a su pelo, maquillaje y ropa. En concreto, usar colores apagados, neutros o pastel; sin rayas, lunares, cuadros o cualquier otra cosa que podría ser una distracción en la pantalla. Mantenga su webcam a ojo nivel o un poco superior. Ángulos extraños también son distracción. Considerar la compra de un micrófono bueno, especialmente si usted hace un montón de llamadas de vídeo. Un micrófono USB externo es una gran elección. Centrarse en la llamada. Recuerde, la gente puede ver para que no trate de realizar varias tareas durante su videoconferencia. Mire a la cámara. Muchas personas miran su propia imagen en la pantalla en su lugar, pero que hace parecer (a todos los demás) como si buscas hacia abajo. No encuentres como profesional y Franco como quieres ser. Recuerde, videoconferencia es igual que cualquier tecnología que existen muchos beneficios como desafíos. Afortunadamente, muchos de estos problemas pueden evitarse con un poco de conocimiento, solución de problemas y paciencia. Así que prepárate y Zambúllete en su próxima Conferencia de video en línea con facilidad. Luces, cámara, acción!

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