Elegir la herramienta de colaboración en línea adecuada para la tarea

- Aug 25, 2017-

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Hay beneficios sin fin a la adopción de un enfoque de colaboración en la consecución de los objetivos. La colaboración aprovecha la fuerza de diversas perspectivas para transformar buenas ideas en grandes. También es una manera inteligente de fomentar la camaradería y construir relaciones de equipo, ya que el proceso de colaboración alienta a la gente a unir fuerzas para alcanzar un objetivo común. Afortunadamente, la tecnología nos ha dotado con una variedad de maneras de participar en la colaboración con personas dentro y fuera de la oficina. Sin embargo, saber qué herramienta utilizar cuando puede ser difícil, es por eso que hemos reunido las tres herramientas de colaboración en línea más populares de hoy, y exploramos los beneficios y los mejores casos de uso para cada uno.

 

Beneficios de la colaboración en video

 

Accesible y asequible: Hace menos de una década, la gente estaba atrapada por los costosos y costosos sistemas de videoconferencia que prometían mucho, pero que eran difíciles de usar. Avance rápido hasta hoy, y puede obtener una unidad de videoconferencia super elegante, fácil de usar (como Tenveo) con vídeo y audio HD por un precio nominal, lo que hace que esta herramienta sea tan indispensable como ubicua.

 

Conexión: la colaboración de video crea la conexión cara a cara entre los participantes que es imprescindible para sentirse como parte de un equipo. Dado que se proyecta que el trabajo a distancia se incremente, el video ofrece una manera invaluable de construir y mantener relaciones de colaboración personales y productivas.

 

Reducción del riesgo de mala comunicación: Más que cualquier otra herramienta de colaboración moderna, el video elimina los riesgos de mala comunicación al permitir que la gente sea vista, escuchada y entendida. Además, los participantes pueden interpretar las expresiones faciales y el lenguaje corporal de cada uno, y responder adecuadamente.

 

Velocidad mejorada: el video aumenta la velocidad de la colaboración permitiendo a la gente participar en los intercambios rápidos que ocurren orgánicamente durante una conversación o sesión de lluvia de ideas. También elimina el tiempo perdido escribiendo mensajes largos que podrían convertirse en puntos discutibles en el momento en que uno ingrese.

 

Show & Tell: Compartir documentos, imágenes y más a través del compartimiento de la pantalla de video es rápido y sencillo. También permite a todos estar en la misma página y rápidamente comprender exactamente lo que la persona que comparte la información significa.

 

Casos de Uso: El video es ideal para emprendimientos colaborativos que se benefician de la energía de la entrada inmediata del equipo, tales como: tormentas de ideas; Revisiones y actualizaciones del proyecto; entrenamiento y educación; Debates generales y en profundidad; Análisis de soluciones, etc.

 

Beneficios de la colaboración de correo electrónico

 

Singular: El correo electrónico es el mejor para las colaboraciones uno-a-uno que no requieren interacciones cara a cara o retroalimentación inmediata. Nunca es una buena idea agregar varias personas a una colaboración de correo electrónico, porque el volumen de respuestas puede ahogar las bandejas de entrada de los participantes y hacer que se pierdan en la ruta de correo electrónico o renunciar a seguirlo por completo. Curiosamente, este tema dio origen a la idea de usar plataformas de mensajería en lugar de correo electrónico, aunque después de la novedad de las plataformas de mensajería se desgastó, la gente se dio cuenta de que el correo electrónico todavía tenía un lugar válido en su arsenal de herramientas colaborativas en línea.

 

Tiempo: Cuando una persona se encuentra en una zona horaria lejana (es decir, +/- 12 horas desde su zona horaria) y programar una colaboración de vídeo ha resultado un reto, entonces puede intentar participar en la colaboración por correo electrónico. Cuando intente colaborar por correo electrónico, tome tiempo extra para describir el proceso a las personas para que sea fácil de entender y seguir, pero mantener la comunicación breve. Por ejemplo, diga a los participantes en pocas palabras como sea posible cuál es la meta de la colaboración por correo electrónico, cómo le gustaría recibir las respuestas (es decir, las tres ideas principales) y las fechas en que las respuestas se deben.

 

Archivar: Muchas personas utilizan hoy su correo electrónico como archivador para documentos de colaboración. Por ejemplo, después de una colaboración de vídeo, puede ser útil para los miembros del equipo recibir una copia de los documentos individuales discutidos durante la sesión.

 

Casos de Uso: El correo electrónico es una buena opción para procesos colaborativos que se benefician de tener información escrita, como revisiones confidenciales; Crítica de ideas; Y otras formas breves y directas de colaboración.

 

Beneficios de las plataformas de mensajería

 

Brevity: Las plataformas de mensajería como Slack y Asana se utilizan mejor para tipos cortos e informales de colaboraciones que no son ni sensibles al tiempo ni necesitan respuesta inmediata. Debido a la conveniencia de publicar mensajes, algunas personas realmente derrotar el propósito de la herramienta por publicar con demasiada frecuencia, entrar en demasiados detalles, etc Si está utilizando una plataforma de mensajería para llevar una colaboración rápida, asegúrese de supervisar los puestos y redirigir Personas que se aventuran desde el chat a la discusión completa para mantener esos pensamientos hasta que todos puedan encontrarse cara a cara, ya sea en persona o por video.

Anonimato: Realizar esfuerzos colaborativos que permitan a todos expresar su mente sin temor a alienar a sus compañeros de trabajo puede ser difícil, pero este es un área donde las plataformas de mensajería pueden ser útiles, ya que los moderadores pueden permitir que las personas envíen respuestas, preguntas y comentarios anónimamente. A algunos colaboradores les gusta usar plataformas de mensajería durante una videoconferencia para votar ideas arriba o abajo.

 

Compartición de archivos: Las plataformas de mensajería son ideales para asegurarse de que todos los involucrados en una colaboración de equipo tengan acceso a todos los documentos esenciales, como imágenes, PDF, hojas de cálculo, etc.

 

Casos de Uso: Los mejores casos de uso colaborativo para plataformas de mensajería incluyen encuestas, preguntas, encuestas, aclaraciones, actualizaciones y otra información rápida que no requiere una discusión o reunión más larga.

 

Todos juntos ahora

 

Ahora que sabe qué tipos de colaboraciones son mejor servidas por qué herramientas, siéntase libre de mezclar, combinar o usar una combinación de los tres para su próxima colaboración de equipo. Si no ha añadido la videoconferencia moderna a sus esfuerzos de colaboración, se lo debe a ti mismo para dar Tenveo un giro. Una herramienta de aumento de la productividad, Tenveo es un dispositivo de videoconferencia todo-en-uno ligero que hace que reunirse con la gente y compartir pantallas e ideas sea una experiencia viva y atractiva - cada vez. Con un video y audio de alta definición y una lente gran angular que captura maravillosamente los matices sutiles (y masivamente importantes) de la comunicación, Tenveo es una herramienta que le da a su equipo una verdadera ventaja competitiva.

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