7 consejos para llevar a cabo una videoconferencia eficiente

- Jun 16, 2017-

7 consejos para llevar a cabo una videoconferencia eficiente

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Las soluciones de videoconferencia le dan la oportunidad de hacer mucho más de lo que podía cuando estaba confinado a la audioconferencia. Los sistemas de comunicaciones unificadas, como los que se encuentran en las soluciones de TI de Saxons, abren un nuevo mundo de interactividad para usted, su equipo, sus clientes y una gran cantidad de otras partes interesadas.

 

¿Quiere asegurarse de que está aprovechando todas las herramientas disponibles para usted? Aquí hay siete consejos para llevar a cabo una videoconferencia eficiente.

 

Probarlo

Pronto llegaremos al contenido de su videoconferencia, pero usted necesita asegurarse de que el lado técnico de su operación está listo para rodar. Si tiene tiempo, pruebe el sistema antes de cada conferencia que tenga. Además, no deje de obtener nuevos cables o reemplazar las baterías y otros equipos de videoconferencia. De repente será el momento de empezar a charlar con un cliente importante y no tendrás suerte.

 

Cuidado con el fondo

Si desea golpear todos sus puntos de control al final de su video conferencia, no puede permitirse el lujo de tener muchos hipos en el camino. Eso significa que usted querrá controlar tanto del ambiente como sea posible. Sea consciente de las ventanas detrás de usted que conducen a las áreas públicas, ya sea que estén fuera de su edificio o en la oficina. Tener que cerrar las persianas en medio de una conferencia o perder el foco de la persona con la que está hablando debido a la actividad que está pasando detrás de usted podría convertir sus temas importantes en poco más que el ruido blanco.

 

Crear una hoja de ruta

Hablando de puntos de verificación de videoconferencia, planifique cómo desea que el tiempo se gaste para asegurarse de que llegue a todos los puntos relevantes. Trate de incluir el tiempo para las cosas que no son oficiales de negocios, como ponerse al día con el cliente, rompe, etc También pad cada sección con unos minutos más en caso de que algunas cosas van mucho tiempo.

Involucrar a todo el mundo

No importa qué tipo de reunión que está teniendo, sólo hablar con alguien no es una gran estrategia. Cuando realice una videoconferencia, no comprometer a los miembros de la conversación puede ser aún más peligroso, ya que su distancia física de los del otro lado de la llamada puede evitar que recoja pistas físicas que podrían ayudarle a darse cuenta de que otros son perdiendo el interés. Trate de seguir haciendo preguntas o alentando la participación y la retroalimentación de los demás en la reunión. De esta manera se mantendrán comprometidos por más tiempo y no tendrá que preocuparse de que falten los puntos clave de su reunión virtual.

 

Hacer el trabajo duro de antemano

Conocer el contenido de su presentación de frente y atrás le dará una mejor oportunidad de ser más mentalmente presente en la videoconferencia. En lugar de recoger notas, darás un sentido de confianza. Esta confianza le ayudará a hablar más lento y le dará una mejor oportunidad de preguntas de campo sobre la marcha.

Cuidado con el botón de silencio

Botón de silencio

 

Uno de los obstáculos más comunes de una videoconferencia es la gente tratando de hablar sobre los demás, o al menos pensar que es el caso. Si crees que va a haber un período de unos minutos en el que no necesitas hablar, no tengas miedo de pulsar el botón de silencio. De esa manera cualquier barrido de papel, limpieza de la garganta y otros ruidos aleatorios no posponerán a quien más esté hablando. Si necesita saltar, todo lo que tiene que hacer es activarse el sonido.

 

Mantener el contacto visual

Además de ser una cortesía cotidiana común en la conversación, mantener el contacto visual durante las conferencias web ayuda a asegurar la mente de quienquiera que esté hablando a no vagar. Si tus ojos se lanzan por todo el lugar o estás mirando algo más (Dios no lo quiera, es tu teléfono!), La persona con la que estás hablando se preguntará qué es lo suficientemente importante como para robar tu atención. Esto puede conducir a ellos sintonización o, peor, se siente frustrado que está perdiendo su tiempo.

 

Las soluciones de videoconferencia son una excelente manera de compartir información e ideas con los diferentes actores involucrados en las diferentes partes de su negocio. Pero también pueden ser un campo de minas. Tenga estos consejos en mente para asegurarse de que está optimizando sus videoconferencias. ¿Piensa que el resto de su equipo se beneficiaría de un curso intensivo en dos y no hacer? Alquila una sala de formación de los sajones y tomar una tarde para martillo hacia fuera algunas buenas prácticas para su organización.

 

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