10 Comunicaciones de vídeo Errores de adopción (y cómo evitarlos)

- May 09, 2017-

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Es la pesadilla de cada negocio: pasar tiempo, dinero y recursos desplegando una tecnología que los empleados simplemente no utilizan. Y aunque el pasado está plagado de ejemplos tales como wikis internos y redes sociales, por ejemplo, las herramientas de videoconferencia no necesitan ser otro miembro en el cementerio de la aplicación.

 

De hecho, la comercialización de videoconferencias de hoy está en auge: los expertos predicen que podría crecer a 4.000 millones de dólares este año, frente a sólo 367 millones de dólares en 2009. Y no es ninguna sorpresa, dada la mano de obra dispersa de hoy: Ochenta y siete por ciento trabajan en equipos distribuidos, O internacionalmente, y la mitad de la mano de obra estadounidense tiene puestos de trabajo compatibles con el teletrabajo, según la investigación.

 

A medida que más empresas continúan adoptando las herramientas de videoconferencia, asegurarse de que tiene los procesos adecuados, la gente y la cultura en su lugar es esencial para impulsar y apoyar la adopción continua. Tenveo 'propio Lily Zheng, director de despliegue de socios y la adopción, se discute donde muchas empresas van mal con la adopción, y ofrece maneras de asegurarse de que hacerlo bien en cada paso del camino.

 

1. Su cultura corporativa no admite la videoconferencia. ¿Cómo sabes que tu lugar de trabajo está maduro para el éxito de la videoconferencia? La primera indicación es un ambiente colaborativo -o al menos, el deseo de ser más colaborativo- dice Lily. De lo contrario, los esfuerzos de adopción fracasarán: Considérelo como una bandera roja si su empresa está siled y no hay ninguna señal para cambiar eso. Después de todo, la videoconferencia es más beneficiosa para las organizaciones cuya fuerza de trabajo se encuentra en diferentes geografías, tiene un deseo de conectarse mejor, y quiere ayudar a su cultura crecer.

 

2. Usted no tiene buy-in más allá de TI. Para implementar con éxito una solución de videoconferencia, usted necesita la participación de ejecutivos comprometidos y de la administración de nivel superior, no sólo del departamento de TI, dice Lily. Si los ejecutivos abrazan y apoyan la videoconferencia, también lo harán otros en toda la organización. "Los empleados aprenden con el ejemplo", dice Lily. "Si usted no tiene buy-in desde la parte superior, nunca funcionará."

 

3. Su infraestructura no puede soportarlo. Si su red o WiFi no puede soportar una herramienta de videoconferencia, está destinado a fallar, dice Lily. Una infraestructura insuficiente producirá audio y video entrecortados, resultando en usuarios frustrados y adopción en hundimiento. Tenveo tiene un proceso de evaluación para asegurar que su red esté lista.

 

4. No pilote el programa. Antes de un lanzamiento en toda la empresa, pruebe la herramienta con grupos pequeños. Lily sugiere pilotarla tanto con un equipo que es tecnológicamente inteligente y entiende los beneficios de la herramienta, y uno que no es tan tecnológicamente avanzado. Esto le permite comparar en forma cruzada donde su planificación y procesos han tenido éxito, y donde necesitan ser ajustados antes de desplegarlo a mayor escala.


5. Usted no tiene patrocinio ni evangelistas. Más allá de obtener la aceptación de los ejecutivos antes de implementar una herramienta, es esencial asignar al proyecto un patrocinador cuyo papel es promocionarlo mientras lo prepara para el horario estelar. "Necesitas a alguien que se desvíe de su manera de hablar de ello, no sólo con el liderazgo de alto nivel, sino a nivel de director y nivel de gerente, también", dice Lily.

 

Los evangelistas internos a menudo surgen de programas piloto. Éstas son personas dentro de la organización que comparten con sus compañeros su entusiasmo y apoyo para la herramienta. "A veces es más probable que confíe en sus compañeros de trabajo para intentar algo nuevo cuando abogan por él", dice.

 

6. No lo anuncias. La clave para impulsar la adopción es la acumulación antes de que se lance, dice Lily. Este es un trabajo de marketing: Desarrollar materiales y comunicaciones que promuevan la próxima nueva herramienta, detallando lo que es, por qué se está lanzando, cómo ahorrará tiempo a los empleados, y cuándo esperarlo, dice ella.

 

7. Usted no comunica su lanzamiento. Cuando la herramienta está lista para el horario estelar, no lo lancéis en silencio, dice Lily. Envíe una nota interna a los empleados que explique por qué es emocionante, donde pueden obtener ayuda, cómo usarla y los objetivos de la empresa.

 

8. Ignora las métricas. La herramienta se ha puesto en marcha, pero el trabajo no ha terminado. Vigile de cerca las métricas de la herramienta: Controle cuántas personas se han inscrito y cuántas se han inscrito y celebrado su primera reunión. "Es posible que haya 3.000 personas que se inscribieron, pero eso no es una indicación de éxito si no han utilizado la herramienta", dice Lily. Este es un buen indicador de la evolución de la adopción.

 

9. Ignoras a los rezagados. Es posible que encuentre que ciertos equipos o datos demográficos de los usuarios no están adoptando la herramienta al mismo ritmo que otros. El movimiento equivocado es dejarlos en paz; En su lugar, adaptar una declaración de beneficios específicamente a ellos que pone de relieve los éxitos que sus compañeros han tenido para fomentar su adopción, dice Lily.

 

" Siempre habrá personas que son resistentes al cambio, pero la clave es hacerles entender por qué esta herramienta es beneficiosa para ellos y su vida cotidiana", dice. "Compartir ejemplos de cómo sus pares han llegado a términos en un contrato más rápido, o ahorrado tiempo y colaborado mejor. De lo contrario, se resistirán y esperarán que fracase para que puedan volver a su manera de hacer las cosas ".

 

10. Lo descuidas después del lanzamiento. Las nuevas herramientas no deben estar fuera de la vista, fuera de la mente. Tan importante como la atención que usted le paga antes y durante su lanzamiento es su consideración por la herramienta después de su lanzamiento. Esto podría incluir la celebración de sesiones continuas de capacitación para los empleados, almuerzos-y-aprende a responder a las preguntas y poner de relieve las nuevas características, y concursos para alentar la adopción.

 

" Muestre victorias como," Su colega acaba de ahorrar tres semanas de tiempo mediante la realización de reuniones de proyectos mediante el video ", y celebrar concursos para los empleados que utilizan la herramienta más y recompensarlos con un precio", dice Lily. "Es importante que las empresas hagan continuamente esta parte de su cultura para apoyar la adopción".

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