¿Organizar una conferencia? Aquí hay algunos consejos para enfrentar el reto

- Jun 08, 2017-

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Cómo administrar un evento

Organizar una conferencia de investigación puede ser todo un reto. Algunos incluso podrían aconsejarle que no lo haga. Pero también es una oportunidad increíble y una experiencia gratificante.

 

Reunir un evento exitoso no tiene que ser una lucha cuesta arriba. Sólo recuerda tres reglas de oro: planificar con anticipación, rodearse de un gran equipo y saber por qué lo está haciendo!

 

Aquí hay algunos consejos para ayudarle en esta aventura.

 

1. No planificar está planeando fallar

 

No se apresure en la logística. Antes de empezar a reservar el lugar y llamar a los proveedores, es necesario tomar un tiempo para prepararse para su conferencia.

Esto le ahorrará mucho estrés y evitará sorpresas de última hora.

 

Imagine lo que quiere que se vea su conferencia. ¿Quién asistirá? ¿Qué tipo de evento será? ¿Qué tipo de experiencia quiere ofrecer a los delegados?

Luego entra en detalles. ¿Cuántos asistentes habrá? ¿Cuántas presentaciones recibirás? ¿Cuántos días durará?

 

Si puede, póngase en contacto con los organizadores anteriores para recopilar información de los años anteriores. Le ayudará a establecer un presupuesto realista.

Y recuerda que es imposible anticipar cada pequeña cosa. Siempre habrá algunos problemas que no esperaba y eso está bien. Sólo plan para esto también.

 

2. Hay fuerza en los números

 

Desde el programa hasta la logística, las finanzas y el marketing, la organización de una conferencia implica múltiples aspectos que requieren experiencia. Rodeándose de un buen equipo le ayudará a llevar a cabo las diferentes tareas de manera más eficiente sin ser abrumado. También le permitirá centrarse en los objetivos principales: gran contenido, buenos oradores y participantes asiduos.

 

Elija a su equipo cuidadosamente. Busque a los jugadores de equipo entusiastas, organizados y conducidos el comité organizador no debe tener demasiados miembros, para mantener la toma de decisiones y la coordinación suave. Jonathan Khan encuentra tres es un buen número. Todo depende del tamaño de su conferencia y cuánto tiempo tiene en sus manos.

 

Aprende a delegar. Puede asignar comités a varias áreas de responsabilidad: logística (lugar, alojamiento, A / V, catering, transporte), programa técnico, oradores principales, finanzas y patrocinadores, registro, marketing (comunicación, PR, sitio web, medios sociales ...). Además de los organizadores principales, puede inscribirse voluntarios para ayudarle en el día de la conferencia o con tareas más pequeñas. Los estudiantes a menudo lo ven como una buena oportunidad y felizmente ayudan.

 

Si tiene el presupuesto, considere la posibilidad de contratar un PCO o una oficina de conferencias. Siendo un académico, gestión de eventos no es necesariamente su fuerte. Estos profesionales son expertos en la organización de conferencias académicas. Ellos proveerán la ayuda más valiosa especialmente con el lado logístico de las cosas.

 

3. Aprovechar la tecnología

 

Hay tantas maneras de aprovechar el poder de la tecnología.

 

En primer lugar, utilice un sistema de gestión abstracto para recopilar, revisar por pares y aceptar presentaciones y para administrar su programa. Sí, estamos sesgados, pero no podemos enfatizar cuánto tiempo le ahorrará!

 

 

Durante la conferencia, asegúrese de que todas las habitaciones cuentan con el equipo adecuado de A / V y que está funcionando! Y recuerde, este es el siglo 21! Casi todo el mundo lleva una computadora portátil, un smartphone o una tableta y querrá tener acceso a Internet. Wifi puede ser un problema importante en las conferencias. Asegúrese de comprobar con antelación con el lugar que proporcionará wifi con suficiente ancho de banda.

 

También puede utilizar aplicaciones móviles para mejorar la experiencia de los delegados. Hay muchas aplicaciones por ahí, para ayudar a la red de asistentes, navegar por la conferencia, crear su propio horario, etc.

 

4. Elija sus altavoces cuidadosamente

 

Encontrar el orador clave adecuado es crucial, pero puede ser complicado. Un buen orador invitará a los delegados y establecerá el tono para su conferencia de investigación.

 

Piense en qué tipo de oradores y presentaciones desea. Objetivo de la diversidad. Invite a investigadores bien conocidos e investigadores jóvenes, y trate de tener un buen equilibrio de género.

 

Asegúrese de tener un plan B en caso de que sus altavoces cancelar!

 

5. Manténgalos informados

 

Es necesario diseñar un plan de comunicación eficiente. Implementar una estrategia sobre el contenido que vas a compartir, cuándo ya quién. En su sitio web, publique entrevistas, publicaciones en blogs, fotos, programas, anuncios de oradores ... actualice su contenido regularmente para crear emoción.

 

Manténgase en contacto con sus delegados y sus altavoces. Puede utilizar herramientas como Mailchimp para enviar correos electrónicos masivos a sus delegados. Asegúrese de obtener todos los detalles necesarios e instrucciones sobre su conferencia: dirección del lugar, fechas, directrices, detalles de contacto, consejos ...

Una buena comunicación también es importante durante la conferencia. Añada señales para señalar a los asistentes hacia las salas de presentación, la mesa de registro, las áreas de almuerzo o los baños. Hacer algunos anuncios durante el día para informar a los delegados del desarrollo del evento y tener voluntarios y miembros del personal disponibles para responder preguntas y guiar a los delegados. Y no te olvides de decir gracias! Envíe un correo electrónico a los delegados y una nota escrita a los ponentes, miembros del comité y voluntarios para agradecerles su contribución.

6. Facilitar el trabajo en red El trabajo en red es una de las razones principales por las que los investigadores asisten a su conferencia. Su trabajo es ayudarlos a conocer gente interesante. ¿Cómo? En primer lugar, asegúrese de asignar suficiente tiempo para las oportunidades de redes y las discusiones. No llene su programa con presentaciones - construya un montón de sesiones de café y sesiones para permitir a los delegados respirar y charlar. Y elija una configuración adecuada para las habitaciones "sociales": tienen sofás y sillas para que la gente pueda sentarse y conversar. Organizar eventos sociales como fiestas, cócteles y cenas. También debe considerar la posibilidad de ejecutar algunos experimentos para promover la participación, como la organización de "unconferences" y hacer uso de aplicaciones móviles para fomentar la creación de redes. Conclusión Organizar una conferencia académica implica una multitud de tareas, la mayoría de las cuales no tienen nada que ver con la academia. Tendrá que estar organizado para mantenerse al día con todos ellos. Si usted está organizando una conferencia por primera vez, busque algún consejo de los organizadores o profesionales del pasado ¡Siempre y cuando logre poner a sus patos en la fila y mantener nuestros consejos en mente, estará en camino para un evento exitoso!

 

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