Cinco consejos para hacer que sus reuniones de negocios sean más atractivas para sus asistentes

- Sep 21, 2017-

Cinco consejos para hacer que sus reuniones de negocios sean más atractivas para sus asistentes

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1. Comenzar con la introducción agradable

Comience cada reunión presentando a todos los participantes y presentadores. Cuando sus empleados son capaces de poner un nombre y una cara juntos, se sienten más incluidos en el trabajo que se lleva a cabo y se sienten parte del equipo. A diferencia de las llamadas telefónicas regulares cuando sólo se puede oír a la persona que habla, cuando se realiza una videoconferencia es posible ver las caras de los otros participantes. Uno de los beneficios añadidos de ver a los demás es que ayuda a reducir el número de casos de personas que hablan accidentalmente unos sobre otros, o no son capaces de identificar quién está hablando en cualquier momento dado. Como resultado, las reuniones son capaces de ir más suave y mantener a los participantes comprometidos y contribuir activamente a la reunión de videoconferencia Tenveo.

 

2. Involucrar a los participantes

Involucrar a los participantes mediante el uso de software de uso compartido de pantallas. Cuando se lleva a cabo una reunión virtual, es fácil para los participantes salir de la reunión y distraerse con otras cosas de su entorno. Esto es a menudo el resultado de una falta de imágenes para los participantes a participar con durante la reunión. Las reuniones de zoom le permiten compartir fácilmente imágenes de un participante de una reunión a otra para ayudar a dar referencias visuales para que todos puedan usar y mantener su enfoque durante la reunión. Compartir en pantalla te permite compartir presentaciones de PowerPoint, videos, documentos y cualquier otra cosa que puedas abrir en tu pantalla con otros participantes. Una característica única que ofrece Tenveo es el uso de una pizarra para compartir información entre los participantes. Esta característica también permite a los miembros del equipo hacer anotaciones que lo hacen ideal para la lluvia de ideas. Cuando se guarda su reunión, estas anotaciones también se guardan y están disponibles, haciendo que la toma de notas y la documentación de una reunión de una brisa.

 

3.Ease el proceso de presentación

Permita que varios participantes presenten fácilmente información durante la reunión. Cuando sus participantes no son capaces de interactuar y relacionarse fácilmente entre sí, pueden desanimarse y perder el interés de participar en la reunión. Muchas plataformas de reuniones virtuales dificultan la transición de un presentador a otro. Esto no sólo frustra a los presentadores, sino que también hace difícil mantener la atención de los participantes a lo largo de la reunión. Al elegir una plataforma de comunicaciones unificadas que permite a los presentadores compartir información fácilmente, no importa de qué lugar se presentan, este problema se elimina, Tenveo videoconferencia puede hacer que suceda. La facilidad de usar el software de videoconferencia Zoom hace que la transición de un altavoz a otro casi sin problemas.

 

4. Ir más allá de las zonas horarias

Facilite que los participantes se unan a la reunión desde cualquier lugar en el que se encuentren actualmente. Con los empleados viajando, trabajando desde lugares remotos y teniendo oficinas en varias ciudades, la necesidad de poder unirse a una reunión fácilmente desde múltiples ubicaciones es importante para que los participantes no sólo puedan asistir a la reunión, sino también participar con otros participantes. Muchas plataformas sólo están disponibles en tipos específicos de dispositivos. La plataforma de reuniones de Tenveo puede utilizarse simultáneamente en una computadora con Windows o Mac, así como en un dispositivo móvil basado en Android o Apple, sin tener que preocuparse por problemas de interconexión entre los distintos dispositivos. Como resultado, los participantes pueden participar al presionar un botón desde cualquier lugar en el que se encuentren, desde una mayor variedad de dispositivos que otros servicios.

 

5. Permita que los participantes contribuyan a la discusión

Asegúrese de que sus participantes tengan la oportunidad de proporcionar retroalimentación, hacer preguntas y contribuir a la discusión. Una videoconferencia hace que sea más fácil ver a los participantes y tomar pistas visuales entre sí, por lo que la conversación se siente más natural que una llamada de conferencia tradicional. Algunas herramientas de reunión de video permiten a los participantes utilizar el uso compartido de pantalla, pero pueden estar limitados en las otras herramientas que ofrece. Además de compartir la pantalla, las reuniones de Tenveo permiten a los participantes participar en charlas entre sí, realizar anotaciones utilizando una función de pizarra, compartir archivos, publicar preguntas para el presentador e incluso guardar la reunión para futuras referencias. Como resultado, los participantes pueden participar en la reunión utilizando una serie de herramientas de colaboración en línea a las que no tendrían acceso cuando usen otras plataformas.

 

Al utilizar estos cinco consejos para animar a los participantes de la reunión a participar en su próxima reunión puede ayudar a asegurar que su reunión es un éxito. Cuando los participantes están comprometidos, sienten que su voz es importante en el proceso de toma de decisiones, y toman una participación personal en el trabajo que se está llevando a cabo. Se sienten valorados y son más propensos a poner su mejor pie adelante. Cuando más personas participan en el proceso de la reunión, son capaces de aportar nuevas ideas y ofrecen diferentes perspectivas que pueden no haber sido consideradas en el pasado. Cuando el equipo trabaja en conjunto, los problemas pueden ser mejor abordados, y algunos problemas pueden ser abordados antes de que alguna vez se presenten.


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