9 consejos para reuniones efectivas en línea

- Jun 02, 2017-

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Recientemente escribimos un artículo popular sobre cómo tener reuniones efectivas. Algunas personas señalaron que las reuniones en línea requieren un conjunto especial de habilidades, y puede ser difícil seguir el mismo consejo que dimos para las reuniones en persona. Con tanta gente trabajando desde casa, parecía una buena idea abordar este tipo de reuniones. Dado que principalmente trabajo desde casa, un buen porcentaje de mis reuniones se realizan mediante videoconferencia y compartir pantalla. Después de hacer esto durante varios años, aquí están algunos de los mejores consejos que ofrecería para las personas que están empezando a hacer reuniones en línea.


1. Manténgase enfocado


Es fácil distraerse o intentar realizar varias tareas cuando se encuentre en una reunión en línea. No lo hagas. Especialmente si estás en video, mantente enfocado en la reunión y no dejes que tu perro o tus hijos entren en la oficina o aparezcan en la cámara. Si usted está físicamente en una reunión, su presencia le da algunos "puntos" de atención incluso si está doodling o mirando por la ventana. Con una reunión en línea, incluso una cantidad muy pequeña de distracción puede hacer que parezca que no están prestando atención en absoluto.


He hecho videoconferencias donde una persona se mantuvo interrumpido o distraído con otras llamadas telefónicas, etc En una videoconferencia, se trata como 10 veces más poco profesional que en persona.


2. Obtener la tecnología correcta


Suponga que la tecnología va a ser un problema y darse varias opciones y tiempo suficiente para hacer todo bien. Aquí hay algunas cosas a considerar hacer:


Reinicie su computadora antes de tiempo. Si ocasionalmente necesita reiniciar su computadora para evitar que se atasque, hágalo antes de la reunión. No desea forzar a todos a esperar mientras reinicia su máquina.

Conecte de 10 a 15 minutos antes. Si hay algún problema, usted quiere asegurarse de que usted sabe acerca de ellos antes de tiempo. Esto es especialmente cierto si está utilizando un sistema de conferencia web que está familiarizado. Puede haber una pequeña curva de aprendizaje y puede haber algunas herramientas que necesitan ser descargadas e instaladas.

Disponer de información de conexión alternativa. Muchas soluciones de conferencia web le permiten utilizar el audio a través de su computadora o por teléfono. Asegúrese de tener la información que necesita para conectarse en ambos sentidos. Si los problemas de conexión hacen que su imagen de vídeo sea un poco desigual, no es un gran problema, pero si la gente no puede entender lo que está diciendo, no podrá contribuir.

Asegúrese de que su conexión a Internet no va a ser saturado. No intente hacer una videoconferencia mientras otra persona está intentando cargar un DVD entero de datos. En la mayoría de los lugares, la velocidad de subida es su cuello de botella, pero funciona en ambos sentidos. La voz es especialmente sensible a la velocidad de la conexión, por lo que si tiene problemas, trate de usar un teléfono para la conexión de voz para que, al mínimo, pueda oír y ser escuchado claramente.

Tiene una conexión de respaldo a la que puede cambiar fácilmente. Si haces muchas videoconferencias desde casa, probablemente valga la pena tener una conexión a Internet de respaldo. En muchos lugares, puede obtener una línea DSL de $ 15 a $ 30 por mes. Sin embargo, sólo es útil si sabe cómo cambiar a ella rápidamente en caso de que algo se caiga.

Apague otros programas. No intente hacer una videoconferencia mientras su aplicación de edición de vídeo o un montón de archivos grandes de Photoshop están abiertos. Cierre los programas que no necesita. Esto reducirá la posibilidad de que su equipo se bloquee y aumentar los recursos disponibles para hacer la videoconferencia.

Utilice un SAI. Usted no desea conseguir golpeado fuera de línea si el poder se apaga y vuelve encendido. Asegúrese de tener toda su cadena de comunicación conectada a la batería de respaldo. Si su computadora está en la reserva de la batería, pero su módem de cable no es, usted todavía tiene un acoplamiento débil si la energía sale.

3. Seguimiento con un resumen de correo electrónico


En una reunión real, algunas de las partes valiosas ocurren después de la reunión ha terminado. La gente habla de lo que va a hacer, aclarar compromisos, etc. Trate de recrear esto si puede. Envío de un resumen por correo electrónico de las decisiones que se tomaron y quién se ha comprometido a lo que ayudará a asegurarse de que no hay malentendidos y ayudar a crear un registro que todos pueden utilizar.


4. Discutir cortésmente


Como Brian señala, discutir puede ser bueno para las reuniones, pero no se puede argumentar de la misma manera en una videoconferencia como se puede en persona sin convertirse en un idiota. Todavía debes discutir. Como hemos dicho, la parte más importante de una reunión es trabajar a través de los desacuerdos y las ideas de mallazo. Sin embargo, usted tiene que tener mucho cuidado de ser educado, ya que está en desventaja cuando se trata de la comunicación no verbal. Su lenguaje corporal y la postura no va a transmitir tan bien a través de la cámara de vídeo como lo hacen en persona, por lo que la forma de decir cosas se vuelve mucho más importante.


Aquí hay algunas maneras de argumentar cortésmente:


Indique la posición de la otra persona con empatía. Esto ayuda a demostrar que usted entiende lo que estaban diciendo. Añadir frases como "Veo por qué piensas que esto es importante" y "Puedo ver el valor en esto desde la perspectiva XYZ". Mostrar que entiendes la posición de alguien y la importancia de su posición es una manera muy valiosa de hacer que entiendan tu Punto de vista porque les impide ser defensivos.

Manténgase enfocado en el asunto, no en la gente. Tenga mucho cuidado de no hacer nada que parezca un ataque personal.

Espere para indicar su posición. No comience a hablar con una idea medio formulada. No es irrazonable escribir algunas palabras que describen su argumento antes de empezar a hablar. Recuerde, usted está en una desventaja de comunicación no verbal, por lo que su comunicación verbal debe ser cristalina y extra convincente.

Abordar cualquier hostilidad, aunque sea menor. Decir cosas como, "Sé que usted se siente fuertemente sobre esto y aprecio su pasión" puede ayudar a mantener las cosas enfocadas en las ideas y ayudar a difundir la hostilidad entre los individuos.

Planee con anticipación. Si sabe que algún debate es probable que se vuelva contencioso, planee con anticipación. Si sabes que Joe puede enojarse por tu idea, pero Susan la apoya, habla con Susan antes de tiempo. Tal vez ambos puedan presentar partes de su posición para que Joe no esté enfocado en una sola persona. Tal vez Susan puede presentar la idea porque tiene una mejor relación de trabajo con Joe y estará en la misma habitación con él por lo que no está en la desventaja de comunicación no verbal.

Seguimiento con la gente en el teléfono. Una llamada telefónica rápida a algunas personas después de la reunión puede ser valiosa para ayudar a asegurarse de que no hay sentimientos duros. Esto puede ayudar a replicar algunas de las interacciones que se producen después de una reunión en persona se produce como la gente vuelve a sus escritorios.

5. Venga preparado


Asegúrese de tener todo preparado antes de la reunión. Videoconferencia tienden a ampliar cualquier falta de preparación de su parte, así que asegúrese de tener cualquier documentación o archivos donde usted puede conseguir fácilmente sin tener que mirar a su alrededor. En la vida real, inclinarse para mirar en su maletín puede no ser un gran problema, pero si desaparece de la pantalla para conseguir algo, puede hacer que parezca que no hizo su trabajo de preparación. La mayoría de las veces, usted no quiere desaparecer de la pantalla si puede ayudar.


6. Mire en la cámara


Los mejores sistemas de videoconferencia le permiten ver a la gente mientras mira directamente a la cámara. Haga su mejor para colocar su cámara de vídeo con esto en mente. Si usted está mirando a la izquierda en la imagen de otras personas y la cámara de vídeo está a la derecha, parece que sólo están mirando a un lado. Si usted no puede ver ambos, es generalmente una buena idea mirar su cámara fotográfica para dar a cada uno en el otro contacto visual del final. Si su pantalla le muestra una vista previa de su imagen intente colocar la cámara y la ventana para que parezca que usted se está mirando a sí mismo en el ojo.


7. Fondo limpio y sin distracciones


Sea muy consciente de lo que está en el fondo detrás de usted o en su escritorio delante de usted. Trate de mantener su oficina tan limpia y libre de desorden posible. Tenga mucho cuidado de que la gente camine detrás de usted. Puede ser una distracción, parece poco profesional y pueden terminar haciendo algo embarazoso. Los programas de noticias les gusta mostrar a todos sus analistas trabajando duro detrás de ellos en sus computadoras. Una reciente difusión de noticias financieras mostró a un trabajador mirando fotos de traje de baño en su monitor en el fondo. Idealmente, usted quiere que su escritorio se coloque de modo que la gente no pueda caminar detrás de usted. Si usted trabaja en casa, no quiere que uno de sus hijos corriendo en el fondo.


8. Utilice una buena cámara


Si bien la cámara incorporada en su computadora portátil puede funcionar, probablemente tendrá una mejor calidad con una cámara externa. Utilizo una videocámara de DV enganchada en mi computadora con firewire y produce resultados muy agradables. Puede resultarle beneficioso tomar algún tiempo para entender cómo funciona el balance de blancos en su cámara. He hecho algunas reuniones en línea con personas que parecen haber pasado 10 horas en una cama de bronceado porque su cámara hace que los tonos de la piel se vean de color rojo brillante. Mientras que no es una gran cosa, el más profesional que usted puede mirar, el mejor. Otra característica que me gusta de mi cámara es el zoom de control remoto. Esto hace que sea más fácil para mí el marco de la imagen sin tener que llegar a la cámara o dejar la imagen.


Asegúrese de tener suficiente luz. Si la cámara tiene una luz incorporada, intente encenderla. Abrir la cortina o encender otra lámpara puede hacer una gran diferencia en cómo buena su imagen mira a los otros asistentes.

9. Terminar a tiempo


Usted quiere que la gente aparezca a tiempo para su reunión importante. Tienes que darles el mismo nivel de respeto y terminar cuando dices que terminarás. Si usted se mantiene en la parte superior del calendario de su agenda, terminar en el tiempo no debe ser demasiado difícil y terminar temprano es siempre una buena cosa, también.


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